E-Mail-Etikette

So wie der aufgegebene Brief einmal den Rauch ersetztesignal als primÀres mittel der fernkommunikation verdrÀngt nun die e-mail den brief. Dabei betreten viele von uns Neuland im Verhalten. Aber keine Angst - unser ansÀssiger Etikette-Experte, Mac Manners, ist in der Sache. Setzen Sie sich also aufrecht hin, bringen Sie Ihre Handys zum Schweigen und folgen Sie uns, wÀhrend wir Ihnen höflich und fest RatschlÀge geben, wie Sie sich per E-Mail verhalten sollen.

Sehr geehrter Mac Manners,

Ich habe kĂŒrzlich eine Nachricht ĂŒber ein politisches Ereignis gesendetan Freunde und Familie. Anstelle der von mir erwarteten unterstĂŒtzenden Antwort hat mich eine Emporkömmling-Beziehung dazu gebracht, nicht nur die EmpfĂ€ngeradressen in das Feld An der Nachricht einzutragen, sondern auch der Gruppe zu antworten. Welches schreckliche Verbrechen habe ich begangen?

Beleidigt in Oxnard

Sehr geehrte beleidigt, Meine Vermutung ist, dass Ihr Verwandterwarnte Sie so sanft und respektvoll wie möglich davor, dass höfliche Menschen nicht Dutzende von E-Mail-Adressen in das Feld "An" einer Nachricht einfĂŒgen.

Leute geben oft Nachrichten wie deine weiter undIn diesem Fall werden auch alle diese Adressen weitergegeben, was die PrivatsphĂ€re von Personen verletzt, die darauf hoffen, ihre E-Mail-Adresse geheim zu halten. Was passiert, wenn Ihre Nachricht an einen Internetnutzer gesendet wird - einen, der die Adressen in dieser Nachricht verwendet, um Ihre Freunde und Verwandten zu spammen oder zu betrĂŒgen?

Ein gepacktes To-Feld kann auch fĂŒr unpraktisch seinEmpfĂ€nger. Das Lesen einer Nachricht mit einem langen An-Feld auf einem iPhone ist beispielsweise dann problematisch, wenn das Feld "Details" angezeigt wird. Sie mĂŒssen dieses Feld entweder ausblenden (und daran denken, es spĂ€ter wieder anzuzeigen) oder scrollen und scrollen und noch etwas scrollen, um zum Inhalt der Nachricht zu gelangen.

Um diese Verletzung der Etikette in Zukunft zu vermeiden,Verwenden Sie das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) Ihres E-Mail-Clients, das fĂŒr EmpfĂ€nger nicht sichtbar ist. Geben Sie einen EmpfĂ€nger in das Feld An ein (verwenden Sie hier Ihre eigene E-Mail-Adresse, um den EmpfĂ€nger zu behalten) alle andere Adressen privat) und geben Sie die anderen Adressen in ein BCC-Feld ein. Auf diese Weise erhĂ€lt jeder die Nachricht, aber niemand kann die Adressen der anderen EmpfĂ€nger sehen.

Sehr geehrter Mac Manners,

Ich verstehe den Vorteil der Verwendung des BCC-Felds, weiß jedoch nicht, wie ich es in meinem E-Mail-Client finden kann. Kannst du helfen?

Verwirrt in Connecticut

Lieber verwirrt, mein VergnĂŒgen. Um das BCC-Feld in Leopards Mail anzuzeigen, wĂ€hlen Sie Ansicht: BCC-Adressfeld. Dadurch wird das BCC-Feld in allen neuen Nachrichten angezeigt. Alternativ können Sie auch auf das EinblendmenĂŒ "Anpassen" links neben dem Bereich "Von" einer Nachricht klicken und dann "BCC-Adressfeld" auswĂ€hlen. Auch dies legt das BCC-Feld frei. Erstellen Sie in Tigers Mail-Version eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie Datei: Neue Nachricht und dann Ansicht: BCC-Adressfeld auswĂ€hlen.

Die Versionen von Mail, die mit Jaguar undMit Panther können Sie das BCC-Feld verwenden, die Methode zur Belichtung des Felds ist jedoch möglicherweise nicht offensichtlich. Um das Feld in Jaguars Mail anzuzeigen, öffnen Sie eine neue Nachricht und wĂ€hlen Sie Bearbeiten: BCC-Header hinzufĂŒgen. WĂ€hlen Sie in Panthers Mail Ansicht: BCC-Header.

Microsoft Entourage zeigt das BCC-Feld immer an, wenn Sie eine neue Adresse eingeben. Klicken Sie einfach in einer neuen Nachricht auf das Feld An. Ein grĂ¶ĂŸeres Fenster mit der Option wird geöffnet.

Das BCC-Feld

Webbasierte Clients wie Yahoo Mail, Gmail, AOL,und MobileMe enthalten auch BCC-Optionen. Wenn Sie in Yahoo Mail eine neue Nachricht erstellen, sehen Sie rechts neben dem Feld An nach. Sie sehen einen Link zum Anzeigen des BCC. Klicken Sie darauf, und das BCC-Feld wird angezeigt. In Google Mail suchen Sie unter dem Feld "An" in einer neuen Nachricht einen Link zum HinzufĂŒgen eines BCC. Klicken Sie darauf und dort befindet sich Ihr BCC-Feld. Klicken Sie in AOL in einer neuen E-Mail-Nachricht auf den Link BCC neben dem Feld An. Wenn Sie den Mail-Client von MobileMe besuchen, wĂ€hlen Sie im MenĂŒ "Extras" die Option "Einstellungen", klicken Sie auf die Registerkarte "Verfassen", aktivieren Sie die Option "BCC-Feld anzeigen" und klicken Sie auf "Speichern". Alle neuen Nachrichten, die Sie erstellen, enthalten ab sofort ein BCC-Feld.

Sehr geehrter Mac Manners,

Ein Freund leitet hÀufig Nachrichten an mich weiter, aber in den meisten FÀllen muss ich durch die Nachricht scrollen, um den Text zu finden, den ich lesen möchte. Haben Sie einen Rat, um dies zu vermeiden, den ich weitergeben kann?

Ratlos in Poughkeepsie

Sehr geehrte verwirrt, Sie könnten das einfach erklĂ€renEs gibt zwei Probleme beim Weiterleiten von Nachrichten auf diese Weise. Das erste ist, dass Sie, wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, ohne sie zu bearbeiten, auch die E-Mail-Adresse des Absenders (oder schlimmer noch die mehrerer Absender) weiterleiten. Zweitens, wenn eine Nachricht einige Male weitergeleitet wurde, wird das wichtige Material oft nach unten gedrĂŒckt. Niemand möchte wirklich Zeile fĂŒr Zeile "Hey, check this out!" Lesen. Aus diesem Grund sollten wir die KrĂ€tze herausschneiden, bevor wir auf "Senden" klicken.

Sehr geehrter Mac Manners,

Ein Cousin schickte mir eine drucklose Antwort auf eine Nachricht voller Witze, die ich an Familie und Freunde geschickt hatte. Wie soll ich mich verhalten, wenn ich sie das nÀchste Mal sehe?

Irked in Irkutsk

Sehr geehrte Irked, entschuldigend. Bevor Sie einen Kettenbrief, eine Liste Ihrer Lieblingskatzenwitze, einen politischen oder religiösen Estrich oder einen Link zu einem YouTube-Video eines Kleinkindes senden, das in einem Sousaphon steckt, mĂŒssen Sie sich absolut sicher sein, dass die Person, an die Sie den Brief senden, ihn willkommen heißt . Und der beste Weg, um herauszufinden, wie willkommen diese unerwĂŒnschten Nachrichten sind, ist einfach zu fragen. Eine Botschaft nach dem Motto „Ich sende gelegentlich geschmackvolle Witze, die ich mag, an meine Freunde. Möchten Sie einbezogen werden? “Wird dazu beitragen, eine gereizte Reaktion zu verhindern.

Sehr geehrter Mac Manners,

Um Spam zu vermeiden, nutze ich meinen InternetdienstChallenge-Response-Funktion des Anbieters. Seltsamerweise erhalte ich, seit ich damit angefangen habe, nur sehr wenige Antworten auf meine E-Mail-Nachrichten. Habe ich etwas getan, um Leute zu beleidigen?

In Chattanooga herausgefordert

Sehr geehrte Herausgefordert, Oh mein Gott, ja. Nehmen wir an, Sie haben mir diese Frage per E-Mail gesendet. Ich nehme mir die Zeit, eine nachdenkliche Antwort zu verfassen, sie zu senden und fast sofort eine automatische Antwort zu erhalten, in der ich aufgefordert werde, meine IdentitĂ€t zu ĂŒberprĂŒfen, indem ich eine Webseite besuche und ein Passwort eingebe, bevor meine Nachricht an Ihren Posteingang gesendet wird. Sogar der nachsichtigsten Person könnte vergeben werden, wenn sie nichts weiter tut, als diese automatisierte Nachfrage in den MĂŒll zu werfen. Ich vermute, das passiert mit Ihnen.

30 US-Dollar SpamSieve von C-Command ( ) ist ein immens leistungsfĂ€higes Spam-Dienstprogramm, mit demSie ĂŒbernehmen die Verantwortung fĂŒr Ihre eigenen Spam-Probleme, anstatt den Menschen, mit denen Sie zu korrespondieren hoffen, diese Verantwortung aufzuerlegen. Wenn Sie jedoch lieber Ihr Challenge-Response-System beibehalten möchten, sollten Sie zumindest die E-Mail-Adressen bekannter Korrespondenten zu Ihrer Whitelist hinzufĂŒgen (eine Liste der akzeptierten EmpfĂ€nger, die keiner Challenge unterzogen werden), bevor Sie eine senden Nachricht an einen von ihnen. Fragen Sie Ihren ISP, wie das geht.

Sehr geehrter Mac Manners,

Mit meinem E-Mail-Client kann ich Nachrichten nach kennzeichnenWichtigkeit (Hoch, Normal und Niedrig). Ich habe diese Funktion nur ungern verwendet, da ich die Leute nicht alarmieren und andererseits nicht davon abhalten möchte, meine Nachricht zu lesen. Was ist die richtige Verwendung dieser Flags?

Flaggen in Flagstaff

Sehr geehrte Flaggen, ich sehe sehr wenig Wert inKennzeichnung einer Nachricht als niedrige PrioritĂ€t. Wenn Ihre Nachricht so unwichtig ist, dass sie selbst von Ihnen verachtet wird, warum sollte dann jemand versucht sein, sie zu lesen? Ich kann mir jedoch Situationen vorstellen, in denen Sie möglicherweise eine Ausnahme machen - zum Beispiel, wenn Sie in einem BĂŒro arbeiten, in dem Sie stĂ€ndig mit Hochdruck-E-Mails bombardiert werden, die fĂŒr diesen Arbeitsplatz „normal“ (und so gekennzeichnet) sind ), möchten Sie möglicherweise Nachrichten mit einer niedrigen PrioritĂ€t zuweisen, „wenn Sie sich darum kĂŒmmern“.

Ein Flag mit hoher PrioritĂ€t kann in einigen FĂ€llen nĂŒtzlich seinWege. Nehmen wir an, Sie arbeiten in einer Umgebung, in der Kollegen tĂ€glich Tonnen von E-Mails erhalten. Und weil sie es tun, lesen viele ihre E-Mails nicht sofort - es gibt einfach zu viele Dinge, um sie zu durchsuchen. Wenn Sie Ihre Nachricht als mit hoher PrioritĂ€t kennzeichnen, wird sie wahrscheinlich eher frĂŒher als spĂ€ter von anderen gelesen. Ein Flag mit hoher PrioritĂ€t eignet sich auch in Situationen, in denen Sie in Panik sind - Sie mĂŒssen etwas unternehmen jetzt sofort.

Die Gefahr von Flaggen mit hoher PrioritĂ€t liegt in ihrenÜberbeanspruchung. Wenn Sie dieses Flag willkĂŒrlich zuweisen, lernen die Personen, mit denen Sie routinemĂ€ĂŸig korrespondieren, es zu ignorieren - und letztendlich Ihre Nachrichten. Verwenden Sie diese Flagge mit Vorsicht, um nicht der Korrespondent zu werden, der den Wolf geweint hat.

Zu viele Flags

Sehr geehrter Mac Manners,

Ich habe etwas Schreckliches getan. Wir haben zwei Justins in unserem BĂŒro - Justin G. und Justin K. - und ich habe Justin K. eine kecke Nachricht ĂŒber Justin Gs Blumengamaschen geschickt. Zumindest dachte ich das. Irgendwie ging meine Nachricht an Justin G. und nicht an Justin K., und jetzt kann ich Justin G. nicht mehr im Speisesaal begegnen. Was habe ich gemacht?

In Shiloh beschÀmt

Lieber Shamefaced, du wurdest von deinem betrogenAutoFill-Funktion des E-Mail-Clients: FĂŒllt automatisch die Adresse eines EmpfĂ€ngers aus, wĂ€hrend Sie einen Namen in das Feld An einer E-Mail-Nachricht eingeben. Dies ist eine sehr praktische Funktion - die meiste Zeit. Wie Sie jedoch festgestellt haben, kann eine Nachricht an den falschen EmpfĂ€nger gesendet werden, wenn Sie nicht vorsichtig sind.

Leider ist dies bei den heute gĂ€ngigen E-Mail-Clients nicht der FallBieten Sie eine Möglichkeit, diese Funktion zu deaktivieren. Es ist daher Ihre Pflicht, vorsichtig zu sein. Am einfachsten ist es, in E-Mails niemals etwas zu sagen, das jemanden beleidigen könnte, unabhĂ€ngig davon, wer es liest. Aber was macht das fĂŒr einen Spaß?

Stattdessen könnten Sie es sich zur Gewohnheit machen, immer zu tippenSie können auch die vollstĂ€ndige E-Mail-Adresse der EmpfĂ€nger anzeigen, anstatt sich auf die Funktion zum automatischen AusfĂŒllen zu verlassen, oder Sie können EintrĂ€ge zum automatischen AusfĂŒllen anzeigen lassen, aber bewusst auf einen Namen in einer Liste klicken, anstatt die Eingabetaste zu drĂŒcken, um automatisch eine Adresse einzugeben. Wenn Sie auch alle Adressen im Feld "An" einer Nachricht sorgfĂ€ltig prĂŒfen, bevor Sie auf "Senden" klicken, sollten Sie kĂŒnftige Peinlichkeiten vermeiden.

Eine weitere Option ist das Zuweisen von Kurznamen zu KontaktenSie werden wahrscheinlich verwirren. Zum Beispiel, wenn Justin G. in der Poststelle arbeitet und Justin K. sein BĂŒro in Betrieb nimmt, weisen Sie dem G.-Mann den Spitznamen "mailroomjustin" und dem anderen Justin "copycat" zu. WĂ€hlen Sie dazu im Adressbuch einfach den Namen eines Kontakts aus, klicken Sie auf die SchaltflĂ€che Bearbeiten am unteren Rand des Adressbuchfensters und geben Sie einen Namen in das Feld Spitzname ein. Wenn Sie den Kurznamen in das Feld "An" einer Nachricht eingeben, wird die E-Mail-Adresse, die der Nachricht zugeordnet ist, durch "Mail" ersetzt.

Sehr geehrter Mac Manners,

DAS IST DAS DRITTE MAL, DAS ICH IHNEN SCHREIBE UND SIE MÜSSEN NOCH ANTWORTEN !!!! WENN DAS DIE ART VON SCHRECKLICHEM SERVICE IST, DEN SIE TYPISCH ERBRINGEN, KÖNNEN SIE DEN FRUCHTKUCHEN DES NÄCHSTEN JAHRES VERGESSEN !!!!!

Cranky in Crawford

Lieber Cranky, vielen Dank fĂŒr die Bereitstellung eines solchenausgezeichnetes Beispiel fĂŒr eine inakzeptabel unhöfliche Nachricht. Sie haben nicht nur alle Großbuchstaben (was als Schreien gilt) eingegeben, sondern auch das Ausrufezeichen zu hoch gesetzt. Eine Nachricht wie Ihre bittet darum, ignoriert zu werden, was ich jetzt tun werde.

[Chefredakteur Christopher Breen ist der Autor von Der iPod und iTunes Pocket Guide, vierte Ausgabe und Der iPhone Pocket Guide, dritte Auflage (beide Peachpit Press, 2008).]

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